Este documento consolida las politicas aplicables al uso de AdaptaPOS y sus servicios asociados: privacidad, proteccion de datos, terminos de uso, seguridad de la informacion, respaldos, contingencia, atencion de incidentes y tratamiento de informacion fiscal/e-CF.
1. Alcance y aceptacion
Estas politicas aplican a toda persona fisica o juridica que visite nuestros sitios, contrate, registre, administre o utilice AdaptaPOS, sus modulos web, integraciones, APIs, servicios de soporte, procesos de certificacion, facturacion electronica, almacenamiento de documentos y cualquier servicio relacionado ofrecido por Adaptapos SRL.
Al registrarse, contratar, acceder o utilizar el sistema, el usuario declara que ha leido, comprendido y aceptado estas politicas. Si actua en representacion de una empresa, declara que cuenta con autorizacion suficiente para obligar a dicha entidad frente a estas condiciones.
Cuando exista un contrato comercial, propuesta, orden de servicio o anexo tecnico firmado entre las partes, dicho documento prevalecera sobre estas politicas en lo que resulte mas especifico, sin afectar las obligaciones de seguridad, confidencialidad, proteccion de datos y cumplimiento fiscal.
2. Definiciones
| Termino | Descripcion |
|---|---|
| AdaptaPOS / Sistema | Plataforma empresarial en la nube para punto de venta, ERP, inventario, clientes, cuentas, reportes, facturacion electronica y procesos administrativos. |
| Usuario | Persona autorizada por el cliente para acceder al sistema, ejecutar operaciones o administrar informacion. |
| Cliente / Titular de cuenta | Persona fisica o juridica que contrata el servicio y responde por la informacion, usuarios, pagos y operaciones realizadas. |
| DGII | Direccion General de Impuestos Internos de la Republica Dominicana. |
| e-CF | Comprobante Fiscal Electronico emitido en formato XML, firmado digitalmente y procesado conforme a la normativa dominicana aplicable. |
| Datos del cliente | Informacion empresarial, fiscal, comercial, operativa, tecnica, contable o personal que el cliente registra o procesa en el sistema. |
3. Descripcion del servicio
AdaptaPOS es una plataforma empresarial bajo modalidad de servicio web que permite gestionar ventas, caja, inventario, productos, clientes, suplidores, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, reportes, usuarios, permisos y modulos relacionados. Segun el plan contratado, puede incluir funciones de facturacion electronica, integracion con DGII, firma digital, generacion de XML, consulta de estados, representacion impresa y almacenamiento documental.
El servicio se presta sobre infraestructura administrada por Adaptapos SRL y/o proveedores tecnologicos autorizados. Las funcionalidades disponibles, limites, volumen de uso, cantidad de usuarios, almacenamiento y soporte dependeran del plan, contrato o configuracion habilitada para cada cliente.
4. Condiciones de uso
El usuario se compromete a utilizar la plataforma de forma licita, razonable y conforme a la normativa dominicana, las instrucciones operativas del sistema y las condiciones del plan contratado.
- No compartir credenciales ni permitir accesos no autorizados.
- No ejecutar automatizaciones, pruebas de carga, scripts masivos o integraciones no autorizadas que comprometan la estabilidad del servicio.
- No intentar acceder, modificar, extraer o interferir con informacion de otros clientes.
- No realizar ingenieria inversa, copia no autorizada, reventa, sublicenciamiento o explotacion del software fuera de los permisos otorgados.
- Mantener actualizados los datos fiscales, datos de contacto, usuarios autorizados, certificados digitales y demas informacion requerida para operar.
Adaptapos SRL podra suspender de forma preventiva cuentas, usuarios, integraciones o procesos cuando detecte riesgo de seguridad, uso abusivo, incumplimiento de pago, instrucciones de autoridad competente o actividad que pueda afectar la continuidad del servicio.
5. Privacidad y proteccion de datos
Tratamos datos personales, empresariales, fiscales, comerciales, tecnicos y transaccionales con base en la autorizacion del usuario, la ejecucion de la relacion contractual, el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales, y el interes legitimo de seguridad, soporte, auditoria y continuidad operativa.
Datos que podemos tratar
- Identificacion: nombre, razon social, RNC, cedula, pasaporte, telefono, correo, direccion y datos de contacto.
- Usuarios autorizados: perfiles, roles, permisos, credenciales, bitacoras de acceso y trazas de actividad.
- Operacion empresarial: productos, clientes, suplidores, ventas, compras, caja, cuentas, reportes, documentos y configuraciones.
- Informacion fiscal/e-CF: e-NCF, XML, acuses, aprobaciones comerciales, codigos de seguridad, certificados digitales, tokens, respuestas DGII y representaciones impresas.
- Datos tecnicos: direccion IP, navegador, dispositivo, fecha/hora, logs, errores, eventos de sistema y parametros de integracion.
- Soporte: comunicaciones, evidencias, archivos cargados, capturas, solicitudes, historiales de atencion y respuestas tecnicas.
Finalidades
- Prestar, operar, mantener, mejorar y auditar los servicios contratados.
- Generar, firmar, enviar, consultar, almacenar y validar documentos fiscales electronicos.
- Atender soporte, configuraciones, certificaciones, incidentes, reclamos y requerimientos tecnicos.
- Prevenir accesos no autorizados, fraude, abuso, errores operativos y eventos de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias, contractuales, contables y regulatorias.
Los titulares pueden solicitar acceso, rectificacion, actualizacion, limitacion, oposicion o supresion de sus datos cuando proceda legal y contractualmente. Algunas solicitudes pueden ser limitadas cuando exista obligacion fiscal, contable, contractual, judicial, tecnica o de seguridad que requiera conservar la informacion.
6. Facturacion electronica y DGII
Cuando el cliente utilice funciones de facturacion electronica, AdaptaPOS actua como herramienta tecnologica para generar, firmar, transmitir, consultar y conservar documentos relacionados con e-CF. El cliente, como contribuyente emisor, conserva la responsabilidad sobre la veracidad, exactitud y completitud de la informacion fiscal, comercial y contable contenida en sus comprobantes.
El cliente debe mantener vigentes sus autorizaciones, secuencias, certificado digital, datos del RNC, datos de emisor y permisos ante DGII. Tambien debe revisar los estados, rechazos, acuses y representaciones impresas generadas por la plataforma.
La plataforma puede conservar XML, respuestas de servicios web, tokens, bitacoras, PDFs, evidencias y datos relacionados con procesos de certificacion, produccion, recepcion, aprobacion comercial y contingencia. Esta informacion se usa para trazabilidad, soporte, auditoria, obligaciones fiscales y continuidad del servicio.
7. Politica de seguridad de la informacion
Adaptapos SRL aplica controles administrativos, tecnicos y operativos orientados a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la informacion procesada en la plataforma.
- Gestion de usuarios, roles y permisos por empresa.
- Uso de credenciales individuales y restricciones de acceso segun perfil.
- Registro de eventos, bitacoras, errores y operaciones relevantes para auditoria.
- Separacion logica de informacion por empresa/base de datos.
- Acceso tecnico restringido al personal autorizado para soporte, mantenimiento, seguridad y continuidad.
- Monitoreo operativo, revision de eventos y atencion de alertas o fallos reportados.
- Uso de canales seguros cuando aplique para acceso web, integraciones y transmision de informacion.
El usuario tambien participa en la seguridad del servicio: debe proteger sus equipos, redes, credenciales, certificados digitales, correos de recuperacion, usuarios internos y permisos administrativos. Cualquier sospecha de acceso indebido debe notificarse de inmediato.
8. Politica de respaldos
Como parte de la continuidad del servicio, realizamos respaldos automaticos de las bases de datos cada una (1) hora. Estos respaldos son transferidos automaticamente a servidores externos destinados a resguardo, continuidad y recuperacion.
Mantenemos historicos por hora durante un periodo de hasta un (1) año en almacenamiento controlado, sujeto a disponibilidad tecnica, integridad de medios, obligaciones contractuales y necesidades de recuperacion. Esta politica permite contar con puntos de restauracion frecuentes frente a errores operativos, fallos tecnicos, corrupcion de informacion o incidentes que requieran recuperacion.
Alcance de los respaldos
- Bases de datos operativas de clientes alojadas en la infraestructura administrada.
- Archivos criticos del proceso cuando formen parte de la arquitectura de respaldo configurada.
- Registros necesarios para soporte, trazabilidad, auditoria tecnica y recuperacion.
Limitaciones
Los respaldos no sustituyen la responsabilidad del cliente de revisar sus operaciones, usuarios y documentos. La recuperacion de informacion puede requerir validacion tecnica, autorizacion del titular de la cuenta y analisis de impacto para evitar sobrescribir datos validos posteriores al punto restaurado.
9. Continuidad operativa y plan de contingencia
El plan de continuidad busca mantener o restablecer los servicios frente a incidentes tecnicos, fallos de infraestructura, errores de configuracion, indisponibilidad parcial, eventos de seguridad o interrupciones de terceros como proveedores de internet, nube, energia, certificados o servicios de DGII.
| Escenario | Accion prevista |
|---|---|
| Fallo de base de datos o informacion inconsistente | Analisis tecnico, identificacion del punto sano, validacion con el cliente y restauracion controlada desde respaldo horario cuando aplique. |
| Indisponibilidad de servicio DGII | Registro del evento, conservacion de operaciones pendientes, reintentos controlados y procesamiento una vez el servicio externo se estabilice. |
| Interrupcion de aplicacion o servidor | Escalamiento tecnico, revision de infraestructura, reinicio o migracion operativa segun criticidad y disponibilidad. |
| Incidente de seguridad | Contencion, bloqueo o restriccion preventiva, investigacion, preservacion de evidencias y comunicacion al titular afectado cuando corresponda. |
El objetivo de recuperacion de informacion se apoya en respaldos horarios. Los tiempos de restablecimiento pueden variar segun el tipo de incidente, volumen de datos, estado de los respaldos, alcance del dano, disponibilidad de terceros y autorizaciones necesarias.
10. Incidentes, escalamiento y toma de decisiones
Un incidente es cualquier evento que pueda afectar la disponibilidad, integridad, confidencialidad, operacion fiscal, acceso o continuidad del servicio. Los incidentes pueden ser reportados por usuarios, monitoreo interno, personal tecnico, proveedores o autoridades.
Escalamiento interno
Contamos con cuatro rangos de mando para toma de decisiones y atencion de solicitudes cuando los niveles superiores no puedan responder oportunamente. Cada nivel esta autorizado, dentro de su alcance, para coordinar acciones de atencion, soporte, contencion y solucion de necesidades de usuarios de la aplicacion web.
| Nivel | Rol operativo | Capacidad de decision |
|---|---|---|
| Nivel 1 | Alto nivel gerencial | Decisiones criticas de continuidad, seguridad, clientes, prioridades y comunicacion formal. |
| Nivel 2 | Direccion tecnica/operativa | Coordinacion de recursos tecnicos, restauraciones, acciones urgentes y comunicacion operativa. |
| Nivel 3 | Responsables de soporte y administracion | Atencion de solicitudes, seguimiento, validacion con clientes y ejecucion de acciones autorizadas. |
| Nivel 4 | Personal tecnico autorizado | Diagnostico, soporte, ejecucion de tareas tecnicas y escalamiento documentado. |
Todo incidente relevante debe documentarse con fecha, hora, cliente afectado, descripcion, impacto, acciones ejecutadas, responsable y resultado. Cuando el evento pueda comprometer datos personales, fiscales o credenciales, se priorizara la contencion y la comunicacion al titular afectado.
11. Soporte y niveles de atencion
El soporte se presta por los canales oficiales publicados por Adaptapos SRL, incluyendo formularios web, correo, telefono, WhatsApp u otros medios autorizados. Las solicitudes se clasifican de acuerdo con impacto y urgencia.
| Prioridad | Descripcion | Tratamiento |
|---|---|---|
| Critica | Sistema inaccesible, fallo general, riesgo de perdida de informacion o imposibilidad de emitir documentos fiscales. | Atencion prioritaria, escalamiento tecnico y seguimiento hasta estabilizacion. |
| Alta | Funcion principal afectada para una empresa o proceso sensible con impacto operativo. | Revision tecnica y plan de correccion segun disponibilidad y complejidad. |
| Media | Errores no bloqueantes, consultas funcionales, configuraciones o ajustes operativos. | Atencion por orden de recepcion y prioridad comercial/operativa. |
| Baja | Solicitudes informativas, mejoras, cambios no urgentes o requerimientos de capacitacion. | Programacion y seguimiento segun agenda de soporte. |
12. Responsabilidades del usuario
- Verificar la exactitud de datos de empresa, RNC, direccion, correos, usuarios, permisos, productos, clientes y documentos fiscales.
- Proteger certificados digitales, claves, accesos administrativos y equipos desde los cuales se utiliza el sistema.
- Reportar oportunamente errores, accesos sospechosos, cambios fiscales, problemas de DGII o inconsistencias de datos.
- Revisar acuses, estados, rechazos, representaciones impresas y documentos emitidos antes de entregarlos o utilizarlos oficialmente.
- Cumplir sus obligaciones tributarias, contables, laborales, comerciales y documentales frente a autoridades y terceros.
13. Conservacion, eliminacion y entrega de informacion
La informacion se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales y tecnicas, atender reclamos, auditorias, investigaciones, soporte y continuidad operativa.
Cuando el cliente solicite cierre, exportacion o eliminacion de informacion, se evaluara la solicitud conforme a obligaciones legales, pagos pendientes, seguridad, trazabilidad y viabilidad tecnica. La eliminacion puede no ser inmediata cuando la informacion permanezca en respaldos historicos hasta completar su ciclo normal de retencion.
14. Ley aplicable, actualizaciones y contacto
Estas politicas se interpretan conforme a las leyes de la Republica Dominicana, incluyendo las normas aplicables sobre proteccion de datos personales, comercio electronico, documentos y firmas digitales, facturacion electronica, obligaciones tributarias y contratos de servicios tecnologicos.
Adaptapos SRL puede actualizar este documento para reflejar cambios legales, tecnicos, operativos, comerciales o de seguridad. La version vigente estara publicada en esta misma URL.